Shift Work Scheduler

Uscita

[ Descrizione ] [ Periodi ] [ Turno base ] [ Pianificazione ] [ Variazioni ] [ Turno finale ] [ Operatori ] [ Legenda ] [ Sostituzioni automatiche ] [ Stampa ] [ Regole per il filtro ] [ Esporta ] [ Importa ] [ Indietro ]

La GESTIONE TURNI è suddivisa nelle seguenti sezioni:

Queste sezioni utilizzano i dati inseriti nelle seguenti tabelle:

Definire le tabelle degli OPERATORI, della LEGENDA TURNI e del TURNO BASE è l'operazione necessaria e sufficiente per gestire una turnazione.

VARIAZIONI: in questa sezione sono inserite le variazioni di TURNO rispetto al TURNO BASE (per esempio, "M+P", "N+P", ecc.); l’utilizzo delle VARIAZIONI dipende dalla configurazione delle tabelle OPERATORI e LEGENDA TURNI.

PIANIFICAZIONE: in questa sezione sono inserire le assenze o le attività pianificate (per esempio, "Ferie", "Corsi", "Malattie", ecc.); l’utilizzo della PIANIFICAZIONE dipende dalla configurazione delle tabelle OPERATORI e LEGENDA TURNI.

TURNO BASE: in questa sezione è definito il turno base, vale a dire quello valido in assenza di variazioni (per esempio, "M", "N", "P", ecc.); l’utilizzo del TURNO BASE dipende dalla configurazione della tabella LEGENDA TURNI.

TURNO REALE: in questa sezione è calcolato il TURNO effettivo partendo dal TURNO BASE e considerando le informazioni inserite nelle VARIAZIONI e nella PIANIFICAZIONE.

I seguenti dati sono, invece, utilizzati per le SOSTITUZIONI AUTOMATICHE:

I dati di configurazione possono essere associati a dei PERIODI in modo da poter gestire l'evoluzione degli stessi.

Con lo scopo di non perdere la storia dei turni è possibile creare una LISTA PERIODI ed avere per ognuno di essi una diversa configurazione.

Per aprire la finestra di gestione dei PERIODI, selezionare dal menu principale Dati / Periodi oppure premere il relativo pulsante sulla barra degli strumenti.

La LISTA PERIODI contiene delle date. I periodi che essi rappresentano iniziano dal giorno indicato da una data e finiscono il giorno, escluso, indicato dalla data successiva.

Per esempio la seguente LISTA PERIODI:

3 Gennaio 1994 5 Marzo 1994 1 Giugno1994

Definisce i seguenti periodi:

Fino al 2 gennaio 1994. Dal 3 gennaio 1994 al 4 marzo 1994. Dal 5 marzo 1994 al 31 maggio 1994. Dal 1 giugno 1994 in poi.

L'inserimento di un nuovo periodo può avvenire solo alla fine della LISTA PERIODI. E` consigliato inserire i periodi in modo che inizino dal primo giorno del mese.

I seguenti dati sono comuni a tutti i periodi:

VARIAZIONI PIANIFICAZIONE FESTIVI

Ogni variazione su di essi sarà "visibile" da qualsiasi periodo selezionato. I seguenti dati sono, invece, unici per ogni periodo:

TURNO BASE OPERATORI LEGENDA TURNI OBIETTIVO METODO

Ogni variazione su di essi sarà "visibile" solo dal periodo selezionato. Quando si usano più periodi è necessario prestare attenzione a non inserire i dati nel periodo sbagliato.

Nello stabilire il TURNO di un operatore il TURNO BASE si trova, nella lista delle priorità, al 3° livello. Da ciò consegue che:

Per aprire la finestra di gestione del TURNO BASE, selezionare dal menu principale Turni / Turno base oppure premere il relativo pulsante sulla barra degli strumenti.

Il TURNO BASE è composto da uno o più MODI indicati con le lettere A, B, …, Z. Ogni MODO rappresenta un tipo di turnazione. I dati da inserire per ogni MODO sono i seguenti:

TITOLO - etichetta usata principalmente nelle stampe.

DATA INIZIO - indica la data da cui inizia la rotazione dei turni. E’ necessario definire questa data in modo da ottenere la rotazione dei turni desiderata.

Per ottenere una rotazione dei turni corrispondente a ciò che vogliamo, possiamo agire in due modi. Il primo consiste nello scegliere una data a caso e poi adeguare la lista degli operatori, cambiando i gruppi, in modo da avere l'esatta corrispondenza turno/operatore. Il secondo modo consiste nel definire prima la lista operatori e poi cercare una data che ci faccia ottenere l'esatta corrispondenza turno/operatore.

Nota: per una corretta rotazione "Data inizio" deve essere un lunedì e non deve essere dell’anno in corso.

NUMERO TURNI - definisce il numero di gruppi del turno e quindi la dimensione della matrice base.

SETTIMANE DI MM - indica quante volte bisogna ripetere le "Settimane di MM". Se questo valore è 1 allora avremo una rotazione continua.

Nota: per una corretta rotazione ("Numero turni"/"Numero di sottomatrici")-1 non deve essere divisibile per "Settimane di MM" o viceversa.

NUMERO DI SOTTOMATRICI - con questo valore possiamo dividere una grossa matrice in più sottomatrici. L’ultima riga d’ogni sottomatrice è considerata settimana di MM.

Nota: per una corretta rotazione "Numero turni" deve essere divisibile per "Numero di sottomatrici".

Con l’opzione "Rotazione continua" il passaggio da una sottomatrice e la successiva è più veloce.

MATRICE BASE - è la matrice dei turni base, ad ogni casella corrisponde un "turno". La dimensione di questa matrice è 7 x "Numero turni".

LIVELLI - per ogni casella della matrice base e possibile associare un livello. I livelli possono essere utilizzati sia per le SOSTITUZIONI AUTOMATICHE sia per evidenziare, tramite i colori, il TURNO BASE nella stampa.

Nello stabilire il TURNO di un operatore la PIANIFICAZIONE si trova, nella lista delle priorità, al 2° livello. Da ciò consegue che:

Nota: le indicazioni inserite nella PIANIFICAZIONE sono considerate come TURNO, e quindi concorrono al calcolo del TURNO REALE, se e solo se è abilitata l'opzione ABILITA COME VARIAZIONE TURNO.

Per aprire la finestra di gestione della PIANIFICAZIONE, selezionare dal menu principale Turni / Pianificazione oppure premere il relativo pulsante sulla barra degli strumenti.

I dati da inserire nella PIANIFICAZIONE sono i seguenti:

NOME - nome dell’operatore.

CAUSALE - causale scelta tra quelle presenti nella tabella LEGENDA TURNI.

PERIODO - data d’inizio e di fine.

NOTE - campo di testo in cui inserire delle informazioni aggiuntive.

ABILITA COME VARIAZIONE TURNO - se attivato la pianificazione in oggetto concorre al calcolo del TURNO REALE, in caso contrario la pianificazione è considerata solo un commento.

MOSTRA NELLA SEZIONE PIANIFICAZIONE - se attivato la pianificazione in oggetto è mostrata nella sezione pianificazione di alcune stampe.

MOSTRA LE NOTE - se attivato, nelle stampe dove è previsto, sono mostrate anche le note della pianificazione in oggetto.

ENFASI – è un valore utilizzato per evidenziare, tramite i colori, la PIANIFICAZIONE nella stampa.

Nello stabilire il TURNO di un operatore le VARIAZIONI si trovano, nella lista delle priorità, al 1° livello. Da ciò consegue che:

I dati da inserire per ogni VARIAZIONE sono seguenti:

MODO - indica il MODO cui la variazione si riferisce.

GIORNO - indica il giorno cui la variazione si riferisce.

NOME - è il nome dell’operatore.

TURNO - indica il nuovo TURNO.

Nota: più TURNI sono inseriti separati dal segno "+" (per esempio, "N+P", "M+P", ecc.); ciò che è inserito dopo il primo spazio è considerato commento (per esempio, "N+P in LS", "N = Notte", ecc.).

ENFASI – è un valore utilizzato per evidenziare, tramite i colori, le VARIAZIONI nella stampa.

E’ il turno effettivo calcolato partendo dal TURNO BASE e considerando le eventuali variazioni. Per calcolare il TURNO REALE seguiamo il seguente ordine di priorità:

1° - VARIAZIONI alta priorità

2° - PIANIFICAZIONE media priorità

3° - TURNO BASE bassa priorità

Sono considerate indicazioni di TURNO solo quelle inserite nella LEGENDA TURNI. Le indicazioni di TURNO inserite in una sezione annullano quelle presenti nelle sezioni con priorità inferiore.

E’ possibile visualizzare il TURNO REALE nelle seguenti modalità:

GIORNALIERO – per ogni operatore sono visualizzate una o più colonne con il TURNO REALE giornaliero.

COMPLETO - per ogni operatore, oltre al TURNO REALE, sono visualizzati anche le VARIAZIONI, la PIANIFICAZIONE e il TURNO BASE.

OBIETTIVO – per ogni turno previsto nella sezione OBIETTIVO è effettuato un confronto con il TURNO REALE per evidenziare eventuali TURNI scoperti.

Per aprire la finestra di gestione degli OPERATORI, selezionare dal menu principale Dati / Operatori oppure premere il relativo pulsante sulla barra degli strumenti.

I dati da inserire per ogni operatore sono i seguenti:

NOME - nome dell’operatore.

MATRICOLA - matricola dell’operatore.

MODO - rappresenta il MODO (A-Z) da utilizzare per quanto riguarda il TURNO BASE. Definisce, quindi, il tipo di turnazione. Questo campo non è definito nel caso in cui l’operatore è considerato FUORI TURNO.

GRUPPO - rappresenta il GRUPPO d’appartenenza (A-Z) per quanto riguarda le righe della MATRICE BASE.

GRADO - rappresenta il GRADO (A-Z, "A" è il grado più alto, "Z" quello più basso). E` utilizzato per avere una gerarchia nell'ambito del "turno", per esempio si potrebbero indicare con "A" i capoturno e con "B" i turnisti. Il GRADO è utilizzato esclusivamente dalle SOSTITUZIONI AUTOMATICHE per identificare i turnisti di pari grado.

Ad ogni operatore possono essere associati fino a 5 MODI e ad ogni MODO corrisponde un’indicazione di GRUPPO e di GRADO.

Prendiamo ad esempio il "MODO A", possiamo inserire il capoturno del secondo gruppo nel seguente modo:

¯

Modo [A----]

Gruppo [B----]

Grado [A----]

¯ ¯ ¯

Modo [ABC--]

Gruppo [BAA--]

Grado [ABA--]

Tutto ciò che è inserito in questa tabella sarà considerato TURNO, gli altri casi solo semplici indicazioni.

I dati da inserire per ogni TURNO sono i seguenti:

SIGLA – identifica il turno ("M", "N", "P", "M1", "GR", ...). Nel definire una sigla bisogna stare attenti alle maiuscole e alle minuscole, il turno "M1" e il turno "m1" sono due turni diversi.

CODICE – definisce un codice, opzionale, per identificare il TURNO.

PESO – è un numero che è moltiplicato alle ore nel calcolo del "peso". Il "peso" è utilizzato per quantificare, a parità d’ore, il "carico di lavoro". Per esempio 10 ore di cui 8 di notte, possono avere un "peso" diverso da 10 ore di cui solo 2 di notte.

NOTA – descrive il turno ("Mattino", "Pomeriggio", "Notte", "Giorno di riposo", ...).

ORARIO – indica la fascia o le fasce orarie interessate dal turno. Si possono inserire anche fasce orarie a cavallo di due giorni, per esempio, il turno N (notte) può essere definito con la fascia oraria "22:15-08:15", in questo caso essendo il secondo orario antecedente il primo, verrà considerato come facente parte del giorno successivo. Si possono inserire fino a quattro fasce orarie, per esempio, il turno M2 (mattino lungo) può essere definito con le fasce orarie "08:00-12:00" e "12:30-16:10", in modo da avere un totale di 7.50 ore.

ORE LAVORATIVE – abilita le fasce orarie al calcolo delle ore lavorative. Per esempio nel turno GR (giorno di riposo) "00:00-00:00" ha il totale di 24 ore come fascia oraria ma di 0 come ore lavorative.

COLORE – utilizzato principalmente per la visualizzazione nella PIANIFICAZIONE.

ENFASI – è utilizzato esclusivamente per aggiungere la descrizione delle evidenziazioni nelle stampe.

[ Description ] [ Target ] [ Rules ] [ Holidays ] [ Execution ]

Per le SOSTITUZIONI AUTOMATICHE occorre configurare, in aggiunta alle tabelle descritte precedentemente, i seguenti dati:

Definisce il numero minimo d’operatori che devono essere presenti giorno per giorno. Nel caso d’assenza di un operatore, questo sarà sostituito in base alle regole definite nel METODO.

I dati da inserire per l'OBIETTIVO sono i seguenti:

TURNO – definisce il TURNO obiettivo.

GIORNO – seleziona i giorni, della settimana o festivi, d’applicazione del TURNO obiettivo.

MODO - definisce il MODO per la selezione del TURNO obiettivo.

GRADO - definisce il GRADO per la selezione del TURNO obiettivo.

EQUIVALENZE - .

Il valore TURNO può contenere più turni collegati tra loro con il carattere "+". Questi turni sono valutati con l’operatore logico "o". Per esempio il TURNO "M+P" indica che l’obiettivo è un operatore che ha come TURNO "M" o "P".

I valori di MODO e GRADO, sono considerati in modo congiunto e per colonne. Qualsiasi valore da A e Z abilita la selezione, altrimenti nessuna selezione è effettuata per quel criterio. Le colonne sono valutate tra loro con l’operatore logico "o", mentre le righe, nell’ambito della stessa colonna, sono valutate con l’operatore logico "e". Per esempio nel seguente caso è selezionato un operatore che appartiene al MODO A e GRADO A oppure al MODO B:

Nota: il valore TURNO è soggetto alle regole descritte nel capitolo "Regole per il confronto delle sigle".

Definisce le regole da utilizzare in caso di sostituzione di un operatore. Le regole sono valutate in ordine di posizione, vale a dire che è applicata la prima regola valida.

I dati da inserire per il METODO sono i seguenti:

POSIZIONE – definisce la posizione della regola in modo da ordinare le stesse nel giusto modo. Le regole vengono valutate nell’ordine definito da questo campo.

TURNO DA SOSTITUIRE – definisce il TURNO da sostituire.

MODO DA SOSTITUIRE - definisce il MODO per la selezione del TURNO da sostituire.

GRADO DA SOSTITUIRE - definisce il GRADO per la selezione del TURNO da sostituire.

TURNO DA CERCARE – definisce il TURNO da cercare per la sostituzione.

MODO DA CERCARE - definisce il MODO per la selezione del TURNO da cercare.

GRADO DA CERCARE - definisce il GRADO per la selezione del TURNO da cercare.

LIVELLO - definisce il livello per la selezione del TURNO da cercare (0 = nessun controllo).

METODO DISABILITATO – con questo campo è possibile disabilitare il metodo. In questo modo è possibile non utilizzare una regola senza la necessità di rimuoverla.

SOSTITUZIONE – definisce il nuovo TURNO utilizzato per la sostituzione.

FILTRO – definisce la lista di TURNI incompatibili o necessari per la sostituzione, è possibile inserire fino a 8 TURNI. Per ogni TURNO dovrà essere specificato un valore GIORNO. GIORNO = 0 per lo stesso giorno, GIORNO > 0 per i giorni successivi e GIORNO < 0 per i giorni precedenti (per esempio, "N ! 0" = non deve fare la notte lo stesso giorno, "P * -1" = deve fare il pomeriggio il giorno prima, ecc.).

OTTIMIZZAZIONE – definisce le regole da utilizzare nel caso un metodo sia applicabile a più di una persona. Con l’ottimizzazione "in base alle ore" sarà scelta la persona con meno ore lavorative, con "in base al peso" sarà scelta la persona con il PESO più basso (ogni ora ha il valore di PESO indicato nella LEGENDA), con "in base al turno reale" sarà scelta la persona che ha effettuato meno TURNI come quello indicato da SOSTITUZIONE, infine con "in base alle variazioni" sarà scelta la persona che ha subito meno sostituzioni come quello in corso. Il valore "giorni di valutazione" indica il numero di giorni di cui calcolare i suddetti totali (per esempio, "-30" = il calcolo sarà effettuato per gli ultimi 30 giorni, "10" = il calcolo sarà effettuato per i successivi 10 giorni, ecc.).

I valori di MODO DA SOSTITUIRE, GRADO DA SOSTITUIRE, MODO DA CERCARE e GRADO DA CERCARE sono valutati allo stesso modo dei valori MODO e GRADO degli OBIETTIVI. Per esempio nel seguente caso, nell'ambito del MODO A, un operatore di GRADO A è sostituito solo da un altro di GRADO A, mentre uno di GRADO B solo da un altro di GRADO B:

Nota: i valori di TURNO DA SOSTITUIRE, TURNO DA CERCARE e i TURNI del FILTRO sono soggetti alle regole descritte nel capitolo "Regole per il confronto delle sigle".

Definisce i giorni festivi ai quali fa riferimento la tabella dell'OBIETTIVO.

Avvia le sostituzioni automatiche per il periodo selezionato.

I dati da inserire per avviare le sostituzioni automatiche sono i seguenti:

INIZIO PERIODO – definisce la data iniziale per le sostituzioni.

FINE PERIODO – definisce la data finale per le sostituzioni.

LIVELLO DI VISUALIZZAZIONE – definisce la quantità di informazioni che è visualizzata durante le sostituzioni. Più è grande questo valore più informazioni sono visualizzate. Normalmente, utilizzando un METODO già collaudato, questo valore può essere tranquillamente impostato al minimo.

NUMERO TENTATIVI – definisce il numero di tentativi da effettuare prima di dichiarare un TURNO SCOPERTO.

SOLO CONTROLLO TURNI SCOPERTI – se impostato sarà effettuato solo un controllo sui TURNI SCOPERTI, nessuna sostituzione sarà effettuata.

ELIMINA LE VARIAZIONI ESISTENTI – se impostato saranno eliminate tutte le variazioni esistenti nel periodo interessato dalle sostituzioni. Questa opzione dà la possibilità di rimettere in discussione eventuali sostituzione effettuate in precedenza.

Nota: il risultato delle sostituzioni automatiche dipende fortemente dalla corretta configurazione di tutti i parametri, in modo particolare quelli dell'OBIETTIVO e del METODO.

[ Descrizione ] [ Pianificazione ] [ Turno base ] [ Turno finale ] [ Periodi ] [ Operatori ] [ Legenda ] [ Obiettivo ]

E’ possibile la stampa di documenti relativi ai seguenti dati:

Per la PIANIFICAZIONE è possibile la stampa dei documenti descritti nei seguenti paragrafi.

Nota: il criterio "Causali" è soggetto alle regole descritte nel capitolo "Regole per il confronto delle sigle".

Nota: il criterio "Causali" è soggetto alle regole descritte nel capitolo "Regole per il confronto delle sigle".

Per il TURNO BASE è possibile la stampa dei documenti descritti nei seguenti paragrafi.

Stampa un calendario annuale del TURNO BASE relativo a tutto un MODO di turnazione.

Stampa un calendario annuale del TURNO BASE relativo ad un operatore.

Per il TURNO REALE è possibile la stampa dei documenti descritti nei seguenti paragrafi.

Stampa il TURNO REALE in forma tabellare e con le colonne degli operatori indipendenti.

Stampa il TURNO REALE in forma tabellare e con le colonne degli operatori legati al MODO.

Stampa il TURNO REALE riportando in modo separato il TURNO BASE e le VARIAZIONI.

Nota: i criteri "Variazioni", "Pianificazione", "Turno base" e "Turno reale" sono soggetti alle regole descritte nel capitolo "Regole per il confronto delle sigle".

Per ogni operatore stampa una lista con le informazioni di TURNO REALE relative al mese selezionato.

Per i PERIODI è possibile la stampa dei documenti descritti nei seguenti paragrafi.

Stampa la lista dei PERIODI.

Per gli OPERATORI è possibile la stampa dei documenti descritti nei seguenti paragrafi.

Stampa la lista degli OPERATORI.

Per la LEGENDA TURNI è possibile la stampa dei documenti descritti nei seguenti paragrafi.

Stampa la lista della LEGENDA TURNI.

Stampa la lista della LEGENDA TURNI in formato tabella.

Per l'OBIETTIVO è possibile la stampa dei documenti descritti nei seguenti paragrafi.

Stampa l'OBIETTIVO, relativo al giorno selezionato, in formato tabella.

FILTRO e REALE devono avere degli elementi in comune (per esempio il criterio "M+P *" soddisfa sia i turni contenenti "M" sia quelli con "P").

Questa è la regola di default.

Effettua il confronto sul commento (per esempio il criterio "* in LS" soddisfa e i turni "M in LS", "N+P in LS", ecc.).

Esporta i dati di GESTIONE TURNI, questi dati possono essere successivamente importati sia da GESTIONE TURNI (SWShift.exe) sia da VISUALIZZAZIONE TURNI (SWViewer.exe).

Esporta i dati dei TURNI su base mensile.

Importa i dati precedentemente esportati sia da GESTIONE TURNI (SWShift.exe) sia da VISUALIZZAZIONE TURNI (SWViewer.exe).